6. Подготовка и отправка товаров на склад

Ориентируйтесь на этот раздел инструкции, когда будете готовить товары к отправке на склад. От правильной упаковки и подготовки товаров зависит качество и скорость их приемки. Если вы не будете соблюдать прописанные здесь правила, склад может отказать в приемке товаров с последующим самовывозом поставщиком.

Для быстрой подготовки товаров к продаже вы можете воспользоваться услугами Центра подготовки товара (sorting.kazanexpress.ru).

6.1 Проверка и упаковка товара

Весь товар, который вы сдаете на склад, необходимо проверить на качество, достаточность комплектовки и брак. Мы принимаем только тот товар, который удовлетворяет требованиям к упаковке и маркировке, имеет надлежащий внешний вид без повреждений и следов использования.

Упаковка — это первое, что видит покупатель, получая товар. Именно она влияет на мнение потребителей о вашем магазине.

К индивидуальной упаковке предъявляются следующие требования:

  • безопасность,
  • экологичность,
  • надежность,
  • герметичность.

Тара и упаковка призваны предотвратить несанкционированный доступ к продукции до момента продажи и уберечь содержимое от внешних раздражителей.

Если у товара по какой-либо причине может испортиться товарный вид: вытечь, окислиться и пр., то его необходимо упаковать дополнительно. В качестве дополнительной, недорогой упаковки можно использовать zip-lock пакеты, стрейч пленку, крафт пакеты и др.

Рекомендуем дополнительно упаковывать тот сезонный товар, который при длительном хранении теряет товарный вид. Например, если сезонный товар не будет полностью распродан, часть останется до следующего сезона. В таком случае товар надо защитить от пыли и окисления, чтобы сохранить товарный вид.

Дополнительно упаковывать нужно тот товар, который теряет свой товарный вид при наклейке на него штрихкода. В таком случае распечатанный штрихкод необходимо наклеить поверх индивидуальной упаковки товара, а не на сам товар.

Если товар представляет из себя комплект, то все его детали следует упаковать вместе, а сверху наклеить единый штрихкод. Если штрихкоды будут присвоены каждой детали товара, покупателю доставят только одну его часть.

Упаковка товаров для взрослых должна отвечать требованиям анонимности.

Для хрупких товаров, таких как, стекла для телефонов, вазы, посуда и пр, предъявляются особые требования к упаковке и безопасной транспортировки. Ответственность за порчу товара при его доставке, по причине неудовлетворительной упаковки, несет поставщик. Также не исключена вероятность того, что клиент, получив поврежденный товар, оставит негативный отзыв и снизит рейтинг вашей карточки. Поэтому подходите к упаковке товаров с особой внимательностью.

Упаковка должна обеспечивать сохранность товаров при перевозке и хранении, а также иметь привлекательный внешний вид. Материал и конструкция упаковки должны отвечать свойствам помещенных в нее товаров.

6.2 Формирование и печать штрихкода

Штрихкод закрепляется за карточкой товара навсегда за исключением приоритетного права производителя.

Если на ваших товарах есть заводские штрихкоды в формате EAN-13, состоящие из 13 цифр, поставьте соответствующую галочку и введите штрихкод в специальном поле. В этом случае вам не нужно клеить дополнительные штрихкоды на товары.

Исключения:

  1. Штрихкод расположен на отражающей поверхности (сканер не сможет считать его);
  2. Штрихкод уже используется другим продавцом.

Если у вашего товара нет штрихкода или он попадает под исключения, распечатайте новые штрихкоды, следуя алгоритму: 1. Выбрать пункт бокового меню «Этикетки»

После перехода отобразится страница “Печать этикетки” из двух областей. Левая область отображает все созданные SKU товаров в магазине, правая — SKU, готовые к печати. Можно отобразить только те товары, у которых указано количество «К отправке». Для этого нажмите на переключатель «Только “Готовые к отправке”» рядом с поиском.

2. Добавить необходимые SKU в правую область, выполнив поиск в левой Искать SKU в левой области страницы можно с помощью поисковой строки или вручную: прокручивайте страницу вниз или переходите на конкретную страницу. Поиск в строке осуществляется:

  • по названию товара;
  • по обозначению SKU (например, MAGAZIN-123456-ЖЕЛТ);
  • по штрихкоду SKU.

Добавить SKU в правую область можно тремя способами:

  • нажать на строчку с нужным SKU;
  • отметить галочкой слева;
  • начать сразу вводить количество к отправке.

3. Указать количество этикеток, необходимое для каждого SKU Количество этикеток в правой области заполняется автоматически для тех SKU, которые находятся в статусе «Готовые к отправке». В остальных случаях вводите количество этикеток вручную.

4. Отправить на печать, выбрав необходимый тип принтера и размер этикеток Этикетки можно печатать как на обычном, так и на термопринтере. Для каждого из них можно выбрать размеров этикеток.

Кнопка «Печать штрихкодов» активируется после выбора размера штрихкодов.

Для печати этикеток рекомендуем использовать браузер Google Chrome. Если при печати возникли проблемы, убедитесь, что принтер правильно настроен.

Мы не рекомендуем менять геометрию штрихкода, растягивать его. Проверьте правильность штрихкодов с помощью приложений для их считывания. Например, Rate&Goods.

Приклеенный штрихкод должен легко читаться оператором при сборке заказов. Товары в ячейках чаще всего повернуты узкой стороной к комплектовщику (как книги в книжном шкафу). Наклеивайте стикеры на самую узкую часть упаковки, не нарушая читаемость названия товара. Например, если размер товара 50х30х10 см, то штрихкод надо приклеить на сторону, которая занимает 10 см. Если самой узкой части товара не хватает для приклеивания штрихкода, выбирайте следующую по размеру сторону.

Если на товаре есть заводской код, не адаптируемый к нашей системе, приклейте распечатанный штрихкод поверх заводского до полного его перекрытия. На товаре не должно быть двух штрихкодов.

Важно: располагайте штрихкод таким образом, чтобы его можно было считать сканером. Нельзя располагать штрихкоды на углах и местах вскрытия упаковки, обматывать им товар, заклеивать штрихкод скотчем.

6.3 Создание акта приема-передачи

Когда товарам будет присвоен штрихкод, распечатайте 2 экземпляра акта приема-передачи.

Чтобы сформировать акт приема-передачи, выполните следующие действия:

1. Нажать на кнопку «Создать» в боковом меню «Накладные»

После перехода отобразится страница, состоящая из двух областей. Левая область отображает все созданные SKU товаров в магазине, правая — SKU, готовые к отправке на склад.

Можно отображать только товары, у которых указано количество «К отправке». Для этого нажмите на переключатель «Только “Готовые к отправке”» рядом с поиском.

2. Добавить необходимые SKU в правую область, выполнив поиск в левой Искать SKU в левой области можно с помощью поисковой строки или вручную, прокручивайте страницу вниз. Поиск в строке осуществляется:

  • по названию товара;
  • по обозначению SKU (например, MAGAZIN-123456-ЖЕЛТ);
  • по штрихкоду SKU.

Добавить SKU в правую область страницы можно тремя способами:

  • нажать на строчку с нужным SKU;
  • отметить галочкой слева;
  • начать вводить количество к отправке.

Добавлять товары можно и с помощью сканера. Отсканируйте штрихкод SKU, и товар автоматически появится в правой области страницы в количестве 1. При повторном сканировании количество к отправке будет увеличиваться на 1.

Повторное нажатие на товар в левой области страницы снимает отметку с товара и убирает его из правой.

3. Создать накладную, указав необходимое количество каждой позиции товара

Если на этапе создания SKU было указано какое-то количество к отправке, оно автоматически проставится в левой и правой областях при выборе этого SKU. Когда у всех SKU будет указано количество, кнопка «Создать накладную» станет активной.

Если товар находится в категории, для которой необходим ввод идентификатора (например, обувь или мобильный телефон), то появится соответствующая кнопка «+ Идентификаторы». Нажмите на нее и введите идентификаторы в том количестве, которое было указано у SKU в правой части таблицы.

Внимание! При вводе идентификатора в категории обуви вставлявляйте полный номер маркировки, который содержит 119 символов (не 31). Именно он заложен в QR-код. Найти такой идентификатор можно скачав файл маркировки в формате .csv или .xlsx или отсканировав QR-код сканером. Если в накладной указан сокращенный идентификатор (31 символ), то в приемке на склад данного товара будет отказано.

Если у товара нужно указывать срок годности, появится пункт с выбором даты. В одной накладной может быть только одна партия SKU с одинаковым сроком годности.

Сформированный документ необходимо распечатать в 2-х экземплярах. Один экземпляр должен находиться в коробке с товаром, второй — в закрепленном сверху коробки перфофайле. Акты должны быть подписаны управляющим магазина.

Копии актов будут автоматически отправлены на адрес электронной почты, который вы указали при регистрации. Оригинал документа отправляется раз в 3 месяца по запросу (в т.ч. к документам будет прикладываться отчет агента). Все необходимые документы будут находится внутри личного кабинета в разделе «Документы». Все товары принимаются и вскрываются под камерами видеонаблюдения. В случае обнаружения разницы в количестве товаров, составляется акт. С вами свяжутся, чтобы уточнить вопросы по расхождениям.

Важно:

  • Пока товар находится в непринятой накладной, его нельзя редактировать.
  • Акт приема-передачи необходимо подписать перед сдачей товара.
  • Запрещено сдавать коробки, обклеенные цветным скотчем.

6.4 Подготовка товара к сдаче на склад

Все товары необходимо рассортировать в группы по штрихкодам. Если товары находятся в одной коробке, разделение можно сделать с помощью пакетов, резинок и пр. Выбирая способ разделения, учитывайте упаковку: ее нельзя повреждать. К отсортированным товарам приложите стикеры с количеством товаров каждого типа. Товары не должны быть перемешаны, в противном случае их вернут продавцу на пересортировку.

Примеры правильной сортировки товаров

Упакованные товары в отсортированном виде вместе с актом приема-передачи необходимо разложить по коробкам так, чтобы в одной коробке были размещены все товары, указанные в акте.

Внимание! Для приемки товаров действует правило: товары по одной накладной должны быть в одной коробке. Это правило создано в целях быстрой приемки товаров.

При приемке на склад допускаются товары, геометрический размер упаковки которых по сумме трех сторон (длина/ширина/высота) не превышает 190 сантиметров, а максимальная длина одной из сторон не превышает 120 сантиметров. Масса товара не должна превышать 15 кг.

6.5 Отправка товаров

Есть 3 варианта отправки товаров на наш фулфилмент-центр:

  1. Вы сами можете сдать или отправить товар на наш логистический центр:

Адрес склада: Республика Татарстан, город Казань, улица Химическая, 21.
Прием товара осуществляется ежедневно с 09:00 до 21:00.
Ориентируйтесь на вывеску "Приём товара"

Информация о получателе

ООО “КазаньЭкспресс”, ИНН 1648054022.

Информацию о контактном номере для транспортной компании можно запросить у Службы поддержки KazanExpress_Business.

  1. Если вы проживаете в городе, где есть пункт выдачи заказов KazanExpress (кроме Казани, здесь мы можем забрать груз только от вашего адреса), либо ваш город находится по маршруту следования, вы можете воспользоваться услугой забора товаров до склада. Чтобы у вас забрали коробки с товарами напрямую на склад, необходимо оставить заявку на сайте с указанием вашего города и кубатуры груза. Максимальный размер груза - 7 кубов (если груз больше, можно разделить его отправку на несколько дней). Забор производится от подъезда.

Обратите внимание, что данная услуга является платной

  1. 1000р. за 1 кубический метр для городов в радиусе 200 км от Казани (69 рублей за коробку стандартного размера 60х40х40см.)
  2. 1400р. за кубический метр для городов дальше 200 км от Казани.

Минимальная стоимость - 400 рублей (3-4 стандартные небольшие коробки).

Более мелкий груз можно оставлять на пункте выдачи, заранее предупредив об этом менеджера по логистике. Водители будут забирать их при разгрузке заказов. В таком случае можно отправить любой по размеру груз весом не более 60 кг за одну отправку, также оплатив его стоимость по объёму (без минимальной стоимости при сдаче на пункт выдачи).
Сдать товар можно только в те пункты выдачи, которые предлагает сайт.

При сдаче товара важно иметь документ удостоверяющий личность.
Сотрудники пункта выдачи принимают товары от третьих лиц только при наличии доверенности от ЮЛ, зарегистрированного в личном кабинете. Доверенность пишется в свободной форме с указанием паспортных данных сдающего товар и данных юр.лица.

Если в вашем городе пока нет ПВЗ KazanExpress, то можно воспользоваться услугами транспортных компаний. Логистическая компания «Деловые линии» делает скидку 25% на отправку ваших товаров до нашего склада от двери до двери. Специальный тариф применится автоматически при указании адреса склада и ИНН получателя.

  1. В случае, если вы хотите делегировать вопрос подготовки товара или требуется встретить его из другой страны, это может сделать за вас Центр подготовки товаров KazanExpress (Раздел 6.6).

Внимание! При сдаче товара на склад или ПВЗ производится экспресс-проверка, которая подразумевает выполнение следующих требований:

  1. Товары, указанные в одном акте приема-передачи, находятся в одной коробке;
  2. Акт приема-передачи распечатан и подписан в двух экземплярах - один в коробке, второй в приклеенном сбоку коробки перфофайле;
  3. В акте приёма-передачи должно быть не более 35 позиций или не более 2х листов;
  4. Товар и тары должны быть чистыми, товар очищен от пыли. Склад - стерильная зона.

6.6 Центр подготовки товаров

Для того, чтобы наши партнёры смогли сконцентрироваться на самом главном - улучшении своего продукта, мы создали собственный Центр подготовки товаров (ЦПТ). Центр быстро, эффективно и за минимальную плату закроет такие задачи, как:

  1. Проверка товаров и контроль качества;
  2. Упаковка товара согласно брифу;
  3. Нанесение штрих-кодов и лейблов;
  4. Подготовка всех необходимых документов для приемки товара;
  5. Отбор, подготовка и отправка товара в Фотостудию (при необходимости);
  6. Сдача товара на склад;
  7. Изъятие со склада, проверка и исправление товаров с ошибками.
  8. Маркировка товаров (проклейка ваших QR-кодов на товары)

Этапы работы

  1. Внесите данные по готовому шаблону заявки. Скопируйте Google-таблицу, нажав "Файл-Создать копию" и внесите данные.
  2. Сформируйте ссылку на бриф, нажав "Настройки доступа-Копировать ссылку". Отправьте готовый бриф менеджеру.
  3. Отправьте товар на склад, воспользовавшись одним из способов доставки;
  4. На каждом коробе при любом способе доставки укажите контактную информацию: ФИО поставщика, порядковый номер коробки из общего количества (например 1/2 и 2/2) и пометку, что товар для центра подготовки;
  5. Оплатите выставленный счет. После выполнения услуг менеджер отправит вам персональную ссылку для оплаты. Товар поступит в продажу после поступления оплаты. Оплатить услуги Центра Подготовки Товаров вы можете банковской картой, в т.ч. корпоративной. Обратите внимание, что оплата через расчетный счет доступна при сумме услуг свыше 5000 рублей.

Более подробная информация об условиях работы ЦПТ находится на сайте sorting.kazanexpress.ru.

По вопросам работы ЦПТ вы можете обратиться в поддержку в чате в вашем личном кабинете.