3. Как с нами сотрудничать

3.1 Регистрация и договор оферты

Чтобы начать работать, нужно зарегистрироваться в личном кабинете. При регистрации укажите актуальные контактные данные (мобильный номер телефона и электронную почту) — на них будут приходить коды подтверждения.

Если вы уже зарегистрированы на KazanExpress как покупатель, проходить регистрацию заново не нужно. Просто авторизуйтесь в бизнес-аккаунте с логином и паролем от клиентского сайта или нажмите на кнопку «Забыли пароль?», если так случилось.

Регистрируясь на платформе, вы соглашаетесь с условиями Договора оферты. Договор является отражением бизнес-процессов, описанных в этой инструкции. Чтобы скачать оферту в формате PDF, нажмите на ссылку.

3.2 Загрузка документов и заполнение данных

После регистрации личного кабинета заполните все поля в разделе «Личные данные» и загрузите необходимые документы.

фото

Если вы только что зарегистрировали ИП или открыли юридическое лицо, то перед регистрацией на сайте нужно подождать три рабочих дня, чтобы информация обновилась в базе ЕГРЮЛ.

После регистрации поменять организационно-правовую форму можно будет только через удаление аккаунта — будьте внимательны на этом этапе. Если вы индивидуальный предприниматель с формой налогообложения НПД, нажимать на галочку «Я — самозанятый» не нужно.

Список документов, необходимых для регистрации на маркетплейсе:

  • Юридическим лицам:
    • Решение о назначении директора;
  • ИП и самозанятым документы прикреплять не нужно.

В нашей системе взаимоотношений есть несколько ролей:

  1. Владелец — сам ИП, СЗ или ген. директор организации, указанный в юридических документах в личном кабинете.
  2. Управляющий магазином — контактное лицо, которое отвечает за работу с площадкой и назначает сотрудников. Может являться владельцем или работать от его лица по доверенности (такой вариант возможен только для юридических лиц).
  3. Сотрудник — пользователь, получивший ограниченный доступ к личному кабинету. Подробнее об этом рассказываем в разделе 6.1 Добавление сотрудников и управление ролями.

Если управляющий магазином и генеральный директор — разные люди, нужно прикрепить скан доверенности. Шаблон такой доверенности можно скачать по ссылке.

Как только проверим ваши данные и документы, мы активируем ваш личный кабинет. После активации вы сможете создавать накладные на поставку и отгружать товары на склад.

До запуска нового логистического центра мы приостановили активацию личных кабинетов. Сейчас в личном кабинете можно загрузить документы: мы все проверим и сообщим вам, как только возобновим активацию.

❌ На KazanExpress нет и никогда не будет платной регистрации. Пожалуйста, будьте бдительны и остерегайтесь мошенников.

3.3 ЭДО (электронный документооборот)

Использование ЭДО упрощает и ускоряет взаимный процесс документооборота. С его помощью мы с вами сможем обмениваться документами в электронном виде. Распечатывать такие документы не нужно — заверенные электронной подписью, они уже являются юридически значимыми оригиналами.

Наши реквизиты для отправки приглашения:
ООО «КазаньЭкспресс»
ИНН 1648054022
КПП 164801001
Оператор ЭДО: «Контур.Диадок»
Идентификатор участника ЭДО: 2BM-1648054022-164801001-202107290105485945793

Подключение к оператору «Контур.Диадок» займет от нескольких минут до одного дня, и вам останется только направить нам приглашение. Если вы еще не работали с ЭДО, посмотрите текстовую и видео инструкцию — это очень просто.

Если вы работаете в другой системе, можете настроить роуминг между вашей системой ЭДО и «Контур.Диадок» — для этого заполните форму по ссылке. Подключение роуминга занимает в среднем 5–10 рабочих дней.

Мы работаем с ЭДО, потому что это удобно. Подключать ЭДО вам — необязательно. Вы можете пропустить этот шаг на этапе регистрации в личном кабинете и настроить его позже, если понадобится.

3.4 Тарифы маркетплейса

Мы удерживаем комиссию только с продажи товаров, поэтому вы всегда точно знаете, сколько заработаете.

Что уже включено в комиссию:

  • Хранение товаров;
  • Сборка и подготовка заказа к отправке;
  • Расходы по эквайрингу и кассовому обслуживанию;
  • Доставка до города покупателя;
  • Выдача заказа в ПВЗ или курьерская доставка;
  • Обслуживание заказа в случае возврата товара покупателем (мы отправим товар обратно на склад и вернем его в продажу);
  • Бизнес-поддержка на случай, если у вас возникнут вопросы по работе на площадке.

Размер комиссии фиксированный, зависит от стоимости товара и рассчитывается автоматически:

Цена товара (руб.) (в том числе НДС 20 %) Агентское вознаграждение
до 48 рублей 50%
49-98 35%
99-198 30%
199 – 498 25%
499 - 998 20%
999 - 1 498 18%
1 499 - 1 998 15%
1 999 - 2 998 12%
2 999 - 3998 10%
3 999 - 6 989 8%
6 990 - 9 989 6%
9 990 - 29 989 5%
29 990 и выше 3%

Что не включено в комиссию:

  • Услуги персональных менеджеров (персональное сопровождение закрепленным сотрудником KazanExpress);
  • Услуги фотостудии KazanExpress;
  • Обучение в Академии KazanExpress (профессиональный оффлайн-курс для продавцов);
  • Услуги Центра подготовки товаров (сортировка, упаковка, штрихкодирование товара перед отгрузкой на склад);
  • Услуги логистики (доставка товаров до нашего склада из вашего города и обратно);
  • Платное продвижение (дополнительная реклама ваших товаров).

Подробнее о платных услугах рассказываем в разделе 8.

3.5 Вывод денежных средств

После того как ваш товар купили, деньги в личном кабинете вы увидите сразу. Вывести их можно через семь дней с момента получения заказа покупателем.

Чтобы вывести деньги, перейдите в раздел «Финансы» в левом меню Личного кабинета. Там будут отражены пять статусов денежных средств:

  • Доступно к выводу – сумма, которую вы уже можете вывести;
  • В обработке — сумма за проданные товары, выданные меньше 7 дней назад;
  • Возвраты — общая сумма возвращенных и отмененных заказов — за весь период работы;
  • Оплата услуг за текущий месяц — общая сумма услуг, которые вы оплатили со счета в личном кабинете в этом месяце.

Во вкладке Операции > Оплата услуг отображается информация о списаниях за оказанные услуги:

списания

В личном кабинете временно недоступна потоварная детализация списаний за услуги фотостудии. За расшифровкой вы можете обратиться к своему персональному менеджеру или в бизнес-поддержку.

Также внизу отражены сумма выводов за текущий месяц, общая сумма выводов за все время и общая стоимость всех услуг, которые вы оплатили со счета в личном кабинете.

финансы

При нажатии на кнопку «Вывод средств» вам нужно будет выбрать:

  • Магазин — выводить деньги можно отдельно по каждому или по всем магазинам сразу;
  • Сумму вывода — она должны быть не менее 1000 рублей и не более суммы, доступной к выводу;
  • Расчетный счет — к личному кабинету вы можете привязать до 5 расчетных счетов и выбирать, куда отправить каждый отдельный вывод. Добавить их можно в разделе «Личные данные» в графе «Расчетные счета».

вывод

В правом окне также отражена история выводов. Чтобы отсортировать выводы по дате, нужно нажать на кнопку «Вся история» и выбрать период.

история выводов

Обычно мы отправляем деньги в тот же день. Если возникнут какие-то сложности, по договору оферты можем задержаться на 2 недели.

Выводы самозанятым

Если вы самозанятый без статуса индивидуального предпринимателя, то выводы мы будем отправлять на счет физического лица, который вы укажите. Одновременно с выводом, вам нужно будет сформировать чек в приложении «Мой налог».

Ответы на частые вопросы по выводам самозанятым:

Какую сумму указывать в чеке: сумму, которую мне выведет KazanExpress, или сумму, которую заплатил покупатель?
– Сумму, которую заплатил покупатель.

Получается, я буду платить налог за комиссию?
– Налог уплачивается с суммы доходов самозанятого. Комиссия не уменьшает доход.

Какую дату указывать в чеке?
– Мы работаем по системе двухфазных платежей: авансовый платеж в момент оформления заказа и финальный расчет в момент получения заказа. Отчеты агента формируются по дате получения заказа, поэтому, для удобства сверки чеков с отчетами, рекомендуем вам указывать в чеке именно дату получения заказа. Отправлять чеки ни нам, ни покупателям не нужно, отдельный чек для клиента мы сформируем и отправим сами.

Могу ли я формировать чек на сумму вывода?
– Это будет некорректно. Необходимо формировать отдельный чек на каждую продажу, указывая сумму с учетом комиссии.

Почему я формирую чек на физическое лицо, а перевод мне приходит от юридического лица? Не возникнет ли вопросов у налоговой?
– Противоречия в источниках поступления нет, это обусловлено п. 3.1 агентского договора.

Что будет, если я продам товар в декабре, а выведу деньги только в январе, то есть на мой счет они поступят на другой год — это корректно?
– Да, корректно. ФНС получает данные о продаже в момент формирования фискального чека в онлайн-кассе.

Если у меня очень много продаж и сформировать чек на каждый заказ мне неудобно, могу ли я объединять их по дням/ неделям/ месяцам?
– Мы описываем общие правила работы самозанятых на нашей площадке. По индивидуальным вопросам рекомендуем вам обращаться за консультацией в соответствующее управление ФНС России.

Оплата «Долями»

С октября 2021 года мы запустили оплату «Долями» для покупателей маркетплейса. Это специальный сервис от «Тинькофф Банка». С ним можно оплачивать покупки четырьмя равными платежами без процентов и комиссии.

Возможность отложенного платежа увеличивает средний чек покупки и повышает лояльность покупателей. Получить товар сразу, а заплатить потом – удобно. К тому же, аудитория клиентов самого «Тинькофф» — более чем 13 млн. человек. Это активные пользователи, которые могут расширить вашу аудиторию покупателей.

Оплата «Долями» — это не рассрочка за счет продавца. Использование сервиса не влияет ни на порядок выводов, ни на размер вашей прибыли. Для вас абсолютно все остается как обычно.

долями

3.6 Отчеты и закрывающие документы

В качестве закрывающих документов мы ежемесячно не позднее 25 числа высылаем на e-mail отчет агента и универсальный передаточный документ. Они будут приходить вам на электронную почту, привязанную к личному кабинету. Нулевые отчеты агента мы не формируем, поэтому письмо придет только в том случае, если в предыдущем месяце у вас были продажи.

По почте отправляем сканы документов. Чтобы получать оригиналы по ЭДО, заполните форму по ссылке. Для удобства мы прикрепляем эту ссылку к каждому письму с отчетом, но заполнить ее достаточно один раз. Перед заполнением убедитесь, пожалуйста, что отправили нам приглашение и ООО «Казаньэкспресс» является вашим контрагентом в «Контур.Диадок».

Мы не отправляем документы в бумажном виде. Если электронный документооборот у вас не настроен, и документы нужны именно на бумаге, вы можете распечатать их, подписать со своей стороны и выслать нам по адресу:
420500, г. Иннополис, ул. Университетская, д. 7, ООО «Казаньэкспресс».
Обязательно укажите адрес отправителя, — подписанные документы вышлем вам обратным письмом.

Далее подробно расскажем о каждой из форм документов, с которыми работаем.

Отчет агента и УПД-1

Отчет агента — это закрывающий документ, на основании которого вы отчитываетесь в ваш налоговый орган. В нем содержится информация о доходе от продаж на нашей площадке. С сентября 2020 года мы работаем на общем режиме налогообложения и вместе с отчетом агента предоставляем УПД-1 на агентское вознаграждение. По ссылкам можно посмотреть примеры отчета агента и УПД-1.

Что отражено в отчете агента:

  • Сумма операций — сумма продаж за месяц за вычетом суммы возвратов;
  • Ставка и сумма НДС Принципала (продавца) — НДС, который вы указали для каждого товара на этапе создания карточек. Если вы работаете без НДС, это будет отражено;
  • Сумма агентского вознаграждения — комиссия, которую вы заплатили маркетплейсу за проданные товары;
  • Сумма НДС агента (маркетплейса) — НДС от комиссии, который платим мы.

OA

Отчет агента формируется по дате фактического получения, а не по дате оформления заказов. То есть в отчете агента за февраль будут учтены заказы полученные с 1 по 28 февраля. Аналогично в отчете будут отражены и возвраты: если заказ получен 31 августа, а возврат по нему осуществлен 2 сентября, — сумма возврата будет вычтена уже из сентябрьского отчета.

Если вам необходимы документы за период до 2022, отправьте запрос вашему персональному менеджеру или в бизнес-поддержку через чат в личном кабинете.

Акт сверки

Акт сверки — это документ, отражающий взаиморасчеты между вами и KazanExpress. Мы отправляем его по запросу. Чтобы получить акт сверки, обратитесь к своему персональному менеджеру или в бизнес-поддержку через чат в личном кабинете.

Что отражено в акте сверки:

  • Оплата — выводы, перечисленные на ваш счет;
  • Продажа — комиссия маркетплейса в указанный месяц;
  • Приход (по кредиту) — сумма продаж за месяц за вычетом суммы возвратов;
  • Приход (по дебету) — сумма сгенерированных вами промокодов, которыми покупатели оплатили товары в ваших магазинах.
    В конечном сальдо будет отражен остаток невыведенных средств по окончании периода.

акт сверки

Срок формирования скан-образа акта сверки — 14 дней с момента обращения. Скан-образ — это ознакомительная форма акта, без печати и подписи. После того как вы все проверите и подтвердите, мы отправим вам подписанный документ.

Выгрузка о продажах из личного кабинета

Для того чтобы получить актуальную информацию о продажах по своим магазинам за отдельный период, сделайте выгрузку по продажам. Для этого перейдите в раздел «Финансы» в левом меню личного кабинета и нажмите на кнопку «Отчет».

отч

Выберите необходимый период и формат, после чего нажмите на кнопку «Сформировать».

отчет

Во вкладке история вы сможете посмотреть список уже сформированных отчётов и скачать их.

история

Выгрузка о продажах из личного кабинета носит справочный характер и не может являться основанием для формирования налоговой отчетности. Если вам нужны официальные формы закрывающих документов, напишите вашему персональному менеджеру или в бизнес-поддержку.

Смена юридического лица или формы бизнеса

Если вы решили закрыть фирму или хотите изменить форму регистрации бизнеса (например, перейти с самозанятости на ИП), можете перенести все свои магазины с одного юрлица на другое.

Перенос новых или неактивных магазинов в целях обхода правил активации запрещен. Чтобы все было честно, мы установили критерии для магазинов, которые можно переносить:

  1. Магазин создан до 1 апреля 2022 года, то есть до приостановки активации новых продавцов;
  2. Магазин был активен на протяжении 6 месяцев, то есть в последние полгода в магазине была хотя бы 1 продажа в каждом из месяцев.
    Перенос возможен только если магазин соответствует обоим критериям одновременно.

Для переноса нужно будет зарегистрировать новый аккаунт на KBusiness с новым номером телефона и почтой. Затем нужно будет прислать нам подписанное соглашение о переносе. После того как мы получим соглашение и сверим все данные, сделаем перенос в течение 2 рабочих дней. Если ИНН остается прежним (например, вы переходите с самозанятости на ИП в рамках одного физического лица), соглашение не понадобится.

За более подробной инструкцией обратитесь к вашему персональному менеджеру или в бизнес-поддержку.

Финансовое поручение

Если вы закроете расчетный счет по предыдущему юридическому или физическому лицу раньше, чем выведете все деньги из личного кабинета, перечислить остаток сможем только по финансовому поручению. По ссылкам можно скачать шаблоны для перевода на счет юридического или физического лица. При необходимости заполните и отправьте этот документ вашему персональному менеджеру или в бизнес-поддержку.

3.7 Возвраты товаров покупателями

KazanExpress — это маркетплейс качественных товаров. Мы не продаем брак и надеемся, что вы со всей ответственностью отнесетесь к выбору товара, поставщиков и контролю качества.

Ниже мы подробно расскажем про порядок работы с возвратами и браком. Это важная часть качественного сервиса.

Общий порядок и сроки возврат

Покупатель может вернуть любой товар, купленный в интернете, без претензии к качеству в течение 7 дней. Это значит, что, если сохранены товарный вид, потребительские свойства товара и нет следов эксплуатации, мы примем товар и вернем его в продажу. Это право покупателя и наша обязанность по закону «О защите прав потребителей».

Если у товара обнаружены недостатки, покупатель имеет право предъявить претензии к качеству на протяжении всего гарантийного срока. Если гарантийный срок не установлен — на протяжении 2 лет. Это также прописано в законе «О защите прав потребителей».

Если есть претензия к качеству товара, покупатель вправе потребовать:

  • заменить товар на товар этой же марки, модели и артикула;
  • заменить товар на такой же товар другой марки, модели и артикула с соответствующим изменением цены;
  • уменьшить цену;
  • устранить недостатки товара или возместить расходы на их исправление самим покупателем;
  • возврат уплаченной за товар суммы.

Если у нас возникают сомнения, мы спросим у вас разрешение на возврат. Напишем вам с почты kehelp.kazanexpress@gmail.com или через телеграм @ke_complaints_department. Чтобы поддержать высокий уровень сервиса, мы просим вас дать ответ в течение суток. Если не получим от вас ответа, примем решение самостоятельно.

В случае отказа в возврате с претензией к качеству, вам нужно будет забрать товар, провести проверку и отправить нам заключение по итогам проверки. Если проверку вы проводите самостоятельно, можете использовать шаблон заключения по ссылке. Если у вас нет необходимых навыков и оснащения для проведения проверки, обратитесь в профессиональный сервисный центр.

Требования к заключениям по итогам проверки

  1. Заключение должно быть оформлено в печатном виде, рукописные заключения приняты не будут.
  2. В заключении обязательно нужно описать, что конкретно делали с товаром, для подтверждения отсутствия недостатков.
  3. Если дефект подтвержден, обязательно указать возможную причину его возникновения.
  4. Если установлено, что дефект возник в результате нарушения правил эксплуатации, обязательно укажите, на каком основании сделан такой вывод.
  5. Если есть претензия к качеству товара, отказывать в возврате по причине наличия следов эксплуатации неправомерно, такой документ мы не примем.
    Заключение, оформленное с нарушениями, не будет принято администратором ПВЗ. В этом случае мы оформим возврат и вернем деньги покупателю.

Если покупатель не согласится с заключением или у него возникнут сомнения в качестве проверки товара, он вправе потребовать проведения экспертизы за счет продавца или обратиться в экспертную организацию самостоятельно. Экспертиза в отличии от проверки качества может проводиться только сертифицированным специалистом экспертной организации. Если экспертиза подтвердит наличие производственного брака, расходы на экспертизу будете нести вы. Если покупатель решит обратиться в суд, мы передадим ему ваши контакты.

Сроки возврата в случае претензии к качеству товара

  1. Если покупатель хочет вернуть деньги за товар — нужно выполнить его требования или дать обоснованный отказ в течение 10 дней.
  2. Если покупатель просит обменять товар — нужно выполнить требование в течение 20 дней. Срок может быть увеличен до месяца, если товара пока нет в наличии.
  3. Если покупатель просит починить товар — нужно выполнить его требование в течение 45 дней.
  4. В случае отказа в возврате нужно предоставить заключение по итогам проверки и вернуть товар в пункт выдачи покупателя не позднее чем через 10 дней после возврата.

При отказе, обмене, ремонте товара, учитывайте, что срок доставки до ПВЗ покупателя составит 2 дня. То есть, если после проверки вы приняли решение об отказе, нужно забрать, проверить и привезти товар обратно за 8 дней. Если установленные законом сроки не будут соблюдаться, мы вправе принять решение о возврате денег покупателю самостоятельно.

Возврат технически сложных товаров (ТСТ)

Существуют две категории товаров: технически сложные товары и все остальные. ТСТ — это товары, на которые действуют особые правила возврата из-за сложности их конструкции. Перечень технически сложных товаров есть в Постановлении Правительства РФ от 10.11.2011 № 924.

Если после возврата ТСТ вы решите забрать товар на проверку, вы получите «Талон приема на диагностику». Вам нужно заполнить его и вернуть нам после завершения проверки вместе с заключением по итогам проверки.

Если вы решили работать с технически сложными товарами, рекомендуем заранее, еще до запуска продаж, подготовиться к возможным возвратам. Найдите авторизованные сервисные центры (АСЦ), в которых сможете проводить диагностику и ремонт ваших устройств в случае обращения покупателей, потому что проведение самостоятельной проверки ТСТ не допускается.

Что делать с товарами после возврата

Если товар вернули без претензии к качеству и следов эксплуатации, мы заберем его, переупакуем при необходимости и вернем в продажу.

Если товар вернули по причине дефекта, несоответствия описанию, неполной комплектации, нетоварного вида — мы отправим его в брак. После того, как он вернется на склад, мы соберем весь брак по вашим магазинам и сформируем возвратный акт. После сборки мы оповестим вас письмом на почту, а в личном кабинете в разделе Накладные > Возвраты со склада вы увидите новый акт с номером из 10 цифр.

Вам нужно будет забрать такой товар со склада в течение 30 дней с момента оповещения — это необходимо, чтобы вовремя освобождать склад от товара, который больше не продается. Если за 30 дней вы так и не заберете товар, по условиям оферты будем считать это вашим согласием на утилизацию. Подробнее о том, как вернуть товар со склада по ссылке.

Как следить за возвратами

Вы можете следить за причинами всех возвратов в личном кабинете в разделе Аналитика.

11

Внутри карточки можно проверить соотношение причин возвратов по каждой позиции отдельно.

22

Возвраты с претензией качеству или из-за неподходящих размеров могут сопровождаться низкой оценкой, что влияет влияет на рейтинг карточки. При регулярных возвратах одних и тех же товаров рекомендуем вам проверить карточку — возможно информация в ней не полная или не соответствует реальным свойствам товара. Если большая часть возвратов связана с браком, лучше забрать всю партию и проверить ее состояние и качество упаковки.

Бывает, что покупатель просто не смог самостоятельно разобраться с товаром, настроить или подключить устройство. В таких случаях он может сам обратиться к вам в чат и, чем быстрее вы ответите и поможете ему, тем меньше вероятность того, что дело дойдет до возврата.